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英語メールでホテルに「予約のキャンセル」を伝えるには?

投稿日:2016年2月10日 更新日:

ホテルキャンセルを英文メールで

海外のホテルを予約していたのに、都合が悪くなってキャンセルしなくてはならない、とか、別のホテルに変えたくなった、ということは往々にしてあります。

放っておくと課金されてしまうかもしれませんし、もし仮払いをしているなら返金の依頼が必要になります。
そんなときに便利なホテルの予約(部屋、レストランなど)をキャンセルするための英文をご紹介します。

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ホテルに送る「キャンセルメール」の英語の例文

(日本語)
担当者さま、
大変申し訳ありませんが、旅行の予定が変更になってしまい、私の予約をキャンセルしなくてはならなくなりました。
詳細は以下の通りです。
お手数ですが、確認メールをこのメール宛に返信してください。

氏名:AAA
宿泊日:2月10日から13日まで(3泊)
予約番号:123456

よろしくお願いいたします。
AAA

(英文)
Hello,
(またはDear Sir or Madam/Dear Sirs/To whom it may concern)
I am very sorry but I would like to cancel my reservation due to a change in my schedule.
My details are as follows.
Please reply to this email as your confirmation.

Name: AAA
Date of reservation: 10 – 12th February (3 nights)
Reservation No. 123456

Kind regards,
AAA

(日本語)
こんにちは、私の名前はAAAです。
宿泊の予約をしているのですが、都合により宿泊できなくなりました。
100ポンドの仮払いをすでに支払っているのですが、こちらは全額返金していただけますか?
(または)
100ポンドのデポジットをすでに支払っています。貴社の返金の規定は確認済みです。できるだけ早く全額返金してください。
返金は仮払いを行ったクレジットカードあてにお願いします。
私の予約の詳細は以下の通りです。

氏名:AAA
宿泊予定日:2月10日~13日まで(3泊)
予約番号:123456

よろしくお願いいたします。
AAA

(英語)
Hello,
(またはDear Sir or Madam/Dear Sirs/To whom it may concern)
My name is AAA and I have booked a room at your hotel.
I am sorry, but I have to ask you to cancel my booking due to a change my schedule.
I have already paid a deposit of £100. Is it refundable?
(または)
I have already paid you a deposit of £100 and have checked your refund policy.
I would like a full refund to the credit card which I used for the deposit.
My booking details are as follows:

Name: AAA
Date of reservation: 10 – 13th February (3 nights)
Booking number: 123456

Kind regards,
AAA

 

おわりに

キャンセルをするときにいつも注意したいのが「キャンセル料が発生するかどうか」です。
海外では「キャンセルを受け付けました」と言いつつ、うっかりされていなかったりといった凡ミスが結構あります。

そのため、ホテルから返信メールをもらうこと、そしてある程度の期間保存しておくことをおすすめします。

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