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英語メールでホテルにチェックインが深夜・遅れることを伝えるには?

      2016/06/09

英語でホテルにメールをする

フライトが遅れた、スケジュールの都合でホテルに到着するのが遅くなる・深夜になってしまうことがあります。
ツアーだと旅行会社から連絡をするはずなので心配はありませんが、個人で手配すると「キャンセル扱い」になってしまうことも。

チェックインの時間が遅くなることが最初から分かっているなら、メールで伝えておくのと安心です。

急なスケジュール変更になるなら、電話で連絡するのが一番早いです。
しかし、英語での電話に慣れていない場合、聞き間違い・言い間違いのトラブルになる可能性もあります。
それに日本から国際電話をすると電話代もバカになりません。

メールを送る時間があるなら、緊急の場合でもメールがおすすめです。
文字として残るものなので、双方のメールは証拠になります。

余裕があれば、あなたのメールとホテルからの返信を印刷して持っていくとトラブルがあったときに便利です。

「チェックインが遅くなります」の英文サンプルをご紹介します。

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英語で「チェックインが遅れる」ってどういったらいいの?

 
・「遅いチェックイン(到着)」がわかっている場合
(ツアーの場合は旅行会社からホテルに連絡をしているはずなので不要です)

(日本語訳)
こんにちは。

私の名前はAAAです。
「BBBトラベル」を通して2月10日から17日まで部屋を予約しています。
フライトのスケジュールにより、ホテルでチェックインできるのが夜になるということをお知らせしておきます。
10時ぐらいにはそちらに到着できると思います。
お手数ですが、確認したことを返信にてお知らせください。

よろしくお願いします。
AAA

(英語訳)
Hello,
(またはDear Sir or Madam/Dear Sirs/To whom it may concern)

My name is AAA.
I have booked a room at your hotel from 10 – 17th February through BBB Travel.
I want to let you know that I will have a late check in due to the flight schedule. I should be able to arrive around 10 o’clock.
Please reply to this email as your confirmation.

Kind regards,
AAA

 
・フライトが遅れている場合

(日本語訳)

担当者さま、

私たちは以下の通りに部屋を予約しましたが、フライトが遅れているためチェックインが深夜になる予定です。
私たちの部屋はキャンセルしないでください。
よろしくお願いします。

氏名:AAA、BBB、CCC(3名)
宿泊日:2月10日~17日(7泊)
予定到着時間:深夜1時(2月11日)

AAA

(英語訳)
Hello/Dear Sir or Madam/Dear Sirs/To whom it may concern,

We have a reservation as follows at your hotel.
We want to let you know that we will have to check-in at night due to a delayed flight.
Please do not cancel our reservation.
We will see you soon.

Names: AAA, BBB and CCC(3 people)
Date: 10 – 17th February (7 nights)
Expected arrival time: 1:00 (11th February)

Kind regards,

AAA

 

おわりに

 
海外旅行は、予定通りにいかないことがたまにあります。

そんなトラブルを想定して、ホテルからの返信メールを印刷する、またはスマホですぐに見せられる状態しておくと、問題が起こったときにこちらの落ち度ではないということを証明することができます。

備えるものは備えておいて、あとは旅を楽しみましょう。

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